Ruturas de stock: um pesadelo que pode e deve ser evitado

[Receber uma encomenda e não ter ou ter em quantidade insuficiente o produto solicitado é um dos piores pesadelos de qualquer empresário.
O stock out é um dos erros mais graves que se pode cometer em logística e tem consequências sérias, para além da perda de vendas, como a deterioração da imagem e credibilidade da empresa.
Neste post vamos aprofundar as causas, as consequências e, principalmente, como evitá-lo.
Para não sofrer uma rutura de stock, é essencial saber encontrar o equilíbrio entre a procura de produtos e a quantidade de stock disponível no armazém.
No entanto, alcançar esse equilíbrio não é uma tarefa fácil, pois nem sempre depende de nós.
Por isso, é fundamental saber o que pode causar essa falta de mercadoria.

Causas das rupturas de stock

As razões pelas quais uma empresa pode sofrer rupturas de stock são diversas e podem ocorrer em diferentes fases da cadeia de abastecimento:

1. Aumento inesperado da procura.
   Este é um dos mais comuns e tende a ocorrer em datas importantes.
   Um exemplo é o Natal.
   Apesar de ter tudo perfeitamente planeado, o simples facto de um brinquedo se tornar moda pode quebrar o equilíbrio entre o stock e a procura, uma vez que o ciclo de produção e distribuição é maior do que a margem dada pelas datas.
2. Previsão deficiente.
   O erro de cálculo das vendas é outra razão clara para a rutura de stock.
   Problemas internos ou a falta de automatização das encomendas são duas causas comuns desta má previsão do que vai ser vendido.
3. Erro humano.
   Este erro é tão comum como perigoso, levando a rupturas de stock.
   Um simples erro humano ao longo da cadeia de abastecimento pode levar a uma rutura de stock.
   Um dos erros humanos mais comuns é não atualizar os dados de stock ou não colocar os produtos corretamente no armazém.
4. Problemas com os fornecedores.
   Os fornecedores têm uma grande influência na cadeia de abastecimento, uma vez que dependemos deles para ter os bens de que necessitamos para cumprir as encomendas.
   Se não nos fornecerem produtos suficientes, as rupturas de stock são inevitáveis.
5. Falha na contabilidade.
   O controlo rigoroso da contabilidade é essencial para evitar dados inexactos ou mal registados, que resultam em erros de cálculo das existências.
6. Atrasos no transporte.
   Diretamente relacionado com qualquer uma das situações anteriores, um atraso no transporte pode arruinar o equilíbrio necessário entre as existências e a procura e causar atrasos na entrega ao cliente final.

Como evitar rupturas de stock

Para evitar rupturas de stock, devemos concentrar todos os nossos esforços em evitar qualquer uma das causas acima mencionadas, ou pelo menos naqueles que dependem de nós.

• Uma boa previsão da procura.
  Trata-se de um cálculo complexo que temos de fazer tendo em conta as vendas anteriores, bem como os picos de atividade.
  Temos de planear a procura da forma mais eficiente possível e com uma visão realista do que se passa na nossa empresa.
  O objetivo é prever as variações da procura a tempo de tomar decisões que evitem rupturas de stock.
• Automatização.
  Recorrer às últimas tecnologias já não é uma opção na logística, é uma obrigação.
  A automatização dos processos de armazenagem, graças a um software especializado, permite-nos manter um controlo rigoroso do stock armazenado.
• Controlar os KPIs do inventário.
  Um bom controlo destes indicadores, bem como da taxa de rotação, da cobertura ou da procura que podemos cobrir com o stock atual, é fundamental na gestão do inventário e pode evitar rupturas de stock.
  Devemos realizar controlos nos pontos de encomenda, dispor de stock de emergência ou marcar as quantidades desejadas pelo cliente.
  Desta forma, saberemos quando é necessário fazer novas encomendas de mais produtos ou matérias-primas, stock de segurança ou stock mínimo.
• Boa manutenção das instalações.
  Qualquer incidente nos nossos armazéns pode provocar a rutura de stocks.
  Por este motivo, é necessário elaborar um programa de manutenção pormenorizado dos equipamentos e das instalações.
• Uma boa relação com os fornecedores.
  Conhecer bem os nossos fornecedores é essencial para minimizar o risco de rutura de stock.
  Devemos avaliar a nossa satisfação com cada um deles em aspectos como os prazos de entrega, a gestão da informação ou a capacidade de produção, a fim de antecipar eventuais problemas e poder evitar rupturas de stock.
• Coordena os teus serviços.
  A falta de coordenação ou comunicação entre os departamentos da empresa é uma das causas mais frequentes de rutura de stock.
  Por isso, é fundamental que exista uma boa coordenação e, para o conseguir, uma excelente opção é a implementação de um software que reúna toda a informação num mesmo local ao qual todos os trabalhadores da empresa têm acesso.

Como vimos, minimizar o perigo de rutura de stocks não só é possível como absolutamente necessário para evitar perdas de vendas e de clientes, danos na imagem da marca ou aumento dos custos logísticos[:].