Le scorte: un incubo che può e deve essere evitato

[Ricevere un ordine e non avere o non avere abbastanza prodotti richiesti è uno dei peggiori incubi di ogni imprenditore.
L’esaurimento delle scorte è uno degli errori più gravi che si possano commettere nella logistica e ha gravi conseguenze, oltre alla perdita di vendite, come il deterioramento dell’immagine e della credibilità dell’azienda.
In questo post approfondiremo le cause, le conseguenze e, soprattutto, come evitarlo.
Per non incorrere in uno stockout, è fondamentale sapere come trovare l’equilibrio tra la domanda di prodotti e la quantità di scorte disponibili in magazzino.
Tuttavia, raggiungere questo equilibrio non è un compito facile, perché non sempre dipende da noi.
Per questo motivo è fondamentale sapere quali sono le cause della mancanza di merce.

Cause di esaurimento delle scorte

I motivi per cui un’azienda può subire un esaurimento delle scorte sono diversi e possono verificarsi in diverse fasi della catena di approvvigionamento:

1. Aumento inaspettato della domanda.
   Questo è uno dei casi più comuni e tende a verificarsi nelle date più importanti.
   Un esempio è il Natale.
   Nonostante sia tutto perfettamente pianificato, il solo fatto che un giocattolo diventi di moda può rompere l’equilibrio tra scorte e domanda, poiché il ciclo di produzione e distribuzione è superiore al margine dato dalle date.
2. Previsioni errate.
   L’errore di calcolo delle vendite è un’altra chiara ragione di stock-out.
   I problemi interni o la mancanza di automazione degli ordini sono due cause comuni di questa scarsa previsione delle vendite.
3. Errore umano.
   Si tratta di una situazione tanto comune quanto pericolosa, che porta all’esaurimento delle scorte.
   Un semplice errore umano lungo la catena di approvvigionamento può portare a un esaurimento delle scorte.
   Uno degli errori umani più comuni è quello di non aggiornare i dati delle scorte o di non collocare correttamente i prodotti in magazzino.
4. Problemi con i fornitori.
   I fornitori hanno una grande influenza sulla catena di approvvigionamento, in quanto dipendono da loro per avere la merce necessaria per evadere gli ordini.
   Se non ci forniscono un numero sufficiente di prodotti, le scorte sono inevitabili.
5. Fallimento della contabilità.
   Un controllo rigoroso della contabilità è essenziale per evitare dati imprecisi o registrati in modo errato, con conseguente calcolo errato delle scorte.
6. Ritardi nel trasporto.
   Direttamente collegato a uno dei precedenti, un ritardo nel trasporto può rovinare il necessario equilibrio tra scorte e domanda e causare ritardi nella consegna al cliente finale.

Come evitare le scorte

Per evitare le scorte, dobbiamo concentrare tutti i nostri sforzi per evitare le cause sopra citate, o almeno per quelle che dipendono da noi.

• Una buona previsione della domanda.
  Si tratta di un calcolo complesso che dobbiamo fare tenendo conto delle vendite precedenti e dei picchi di attività.
  Dobbiamo pianificare la domanda nel modo più efficiente possibile e con una visione realistica di ciò che accade nella nostra azienda.
  L’obiettivo è quello di prevedere le variazioni della domanda in tempo utile per prendere decisioni che evitino l’esaurimento delle scorte.
• Automazione.
  Ricorrere alle ultime tecnologie non è più un’opzione nella logistica, ma un obbligo.
  L’automazione dei processi di stoccaggio, grazie all’utilizzo di software specializzati, ci permette di tenere sotto stretto controllo le scorte immagazzinate.
• Controllare i KPI dell’inventario.
  Un buon controllo di questi indicatori, così come del tasso di rotazione, della copertura o della domanda che possiamo coprire con le scorte attuali, è fondamentale nella gestione delle scorte e può prevenire la rottura di stock.
  Dobbiamo effettuare controlli nei punti d’ordine, disporre di scorte di emergenza o contrassegnare le quantità desiderate dal cliente.
  In questo modo sapremo quando è necessario riordinare altri prodotti o materie prime, scorte di sicurezza o scorte minime.
• Buona manutenzione delle strutture.
  Qualsiasi incidente nei nostri magazzini può causare la rottura delle scorte.
  Per questo motivo, dobbiamo redigere un programma di manutenzione dettagliato per le attrezzature e gli impianti.
• Un buon rapporto con i fornitori.
  Conoscere bene i nostri fornitori è essenziale per ridurre al minimo il rischio di esaurimento delle scorte.
  Dobbiamo valutare la nostra soddisfazione nei confronti di ognuno di loro per quanto riguarda aspetti come i tempi di consegna, la gestione delle informazioni o la capacità produttiva, in modo da anticipare eventuali problemi e poter evitare carenze di magazzino.
• Coordinare i reparti.
  La scarsa coordinazione o comunicazione tra i reparti dell’azienda è una delle ragioni più frequenti di un esaurimento delle scorte.
  È quindi fondamentale che ci sia un buon coordinamento e per questo un’ottima opzione è quella di implementare un software che raccolga tutte le informazioni in uno stesso luogo a cui tutti i lavoratori dell’azienda possano accedere.

Come abbiamo visto, ridurre al minimo il pericolo di stock-out non solo è possibile, ma è assolutamente necessario per evitare perdite di vendite e di clienti, danni all’immagine del marchio o un aumento dei costi logistici[:].