abr 21 2023

Rotura de stock: una pesadilla que se puede y debe evitar

Recibir un pedido y no tener o no contar con la cantidad suficiente del producto demandado es una de las peores pesadillas de cualquier empresario. La rotura de stock es uno de los errores más graves que se pueden cometer en logística y conlleva graves consecuencias, más allá de la pérdida de la venta, como el deterioro de la imagen o la credibilidad de la compañía. En este post profundizaremos en las causas, las consecuencias y lo más importante, en cómo evitarla.

Para no sufrir una rotura de stock es fundamental saber encontrar el equilibrio entre la demanda del producto y la cantidad de existencias de las que disponemos en el almacén. Pero, conseguir este equilibrio no es tarea sencilla, pues no siempre depende de nosotros. Por ello, es fundamental conocer qué puede causar esta falta de mercancías.

Causas de una rotura de stock

Los motivos por los que una compañía puede sufrir una rotura de stock son diversos y pueden producirse en distintas fases de la cadena de suministro:

  1. Incremento inesperado de la demanda. Es una de las más comunes y suele producirse en fechas clave. Un ejemplo sería la Navidad. A pesar de tener todo perfectamente planificado, el mero hecho de que un juguete se ponga de moda puede romper el equilibrio entre existencias y demanda, pues el ciclo de producción y distribución es superior al margen que nos dan las fechas.
  2. Mala previsión. Calcular mal las ventas es otro claro motivo de rotura de stock. Problemas internos o la falta de automatización de los pedidos son dos causas habituales de esta mala previsión de lo que se va a vender.
  3. Error humano. Es una causa tan habitual como peligrosa, que nos lleva a encontrarnos sin existencias. Un simple fallo humano a lo largo de la cadena de suministro puede desembocar en una rotura de stock. Uno de los errores humanos más habituales es no actualizar los datos de existencias o no situar bien los productos en el almacén.
  4. Problemas con los proveedores. Los proveedores ejercen una gran influencia en la cadena de suministro, ya que dependemos de ellos para disponer de la mercancía necesaria para responder a los pedidos. Si ellos no nos suministran los productos suficientes, la rotura de stock es inevitable.
  5. Fallo de contabilidad. Un estricto control de la contabilidad es fundamental para evitar datos inexactos o mal registrados, que se traduzcan en un mal cálculo de stock.
  6. Retrasos en el transporte. Directamente relacionado con cualquiera de las anteriores, un retraso en el trasporte puede arruinar el necesario equilibrio entre stock y demanda y provocar retrasos en la entrega al cliente final.

Cómo evitar la rotura de stock

Para evitar una rotura de stock tenemos que centrar todos nuestros esfuerzos en evitar cualquiera de las causas que hemos citado o al menos, en aquellas que dependen de nosotros.

  • Una buena previsión de la demanda. Se trata de un cálculo complejo que debemos realizar teniendo en cuenta o lo vendido con anterioridad así como los picos de actividad. Debemos planificar la demanda de la manera más eficiente posible y con una visión realista de lo que sucede dentro de nuestra empresa. El objetivo es prever las variaciones de la demanda con tiempo suficiente para tomar decisiones que eviten la rotura de stock.
  • Automatización. Recurrir a las últimas tecnologías ya no es una opción en logística, es una obligación. Automatizar los procesos de almacenaje, haciendo uso de softwares especializados nos permite llevar un férreo control del stock almacenado.
  • Controlar los KPI de inventario. Realizar un buen control de estos indicadores, así como del índice de rotación, de cobertura o de demanda que podemos cubrir con el stock actual, es clave en la gestión de inventarios y puede evitar la rotura de stock. Debemos realizar controles en los puntos de pedido, disponer de stock de emergencia o marcar las cantidades que desea el cliente. De este modo sabremos cuándo tenemos que volver a pedir más productos o materias primas, el stock de seguridad o el stock mínimo.
  • Un buen mantenimiento de las instalaciones. Cualquier incidencia en nuestros almacenes puede traducirse en una rotura de stock. Por ello, debemos elaborar un detallado programa de mantenimiento de equipos e instalaciones.
  • Una buena relación con los proveedores. Conocer bien a nuestros proveedores es fundamental para minimizar el peligro de rotura de stock. Debemos evaluar nuestra satisfacción con cada uno de ellos en aspectos como los plazos de entrega, la gestión de la información o la capacidad de producción, para anticiparnos a posibles problemas y poder evitar la falta de existencias.
  • Coordinar nuestros departamentos. Una mala coordinación o comunicación entre los departamentos de la empresa es uno de los motivos más frecuentes de una rotura de stock. Es, por tanto, vital que exista una buena coordinación y para conseguirlo, una excelente opción es implementar softwares que reúnan toda la información en un mismo lugar al que tengan acceso todos los trabajadores de la empresa.

Como hemos visto, minimizar el peligro de una rotura de stock no solo es posible sino absolutamente necesario para evitar la pérdida de ventas y clientes, el daño en la imagen de la marca o el incremento en los costes logísticos.

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